Сервис подбора линейного персонала

2021

сейчас

О клиенте

Спортмастер

«Спортмастер» — компания-ритейлер в сфере товаров для спорта и активного образа жизни. В России это спортивная сеть №1 — здесь работают 500+ магазинов. География присутствия также включает Беларусь, Киргизию, Казахстан и Армению. Каждый год магазины сети посещает более 200 млн человек.

Основная задача

Контекст

Сеть магазинов «Спортмастер» включает около 500 магазинов в России. В магазинах есть ряд позиций, где текучка кадров традиционно велика. Вакансии консультантов, кассиров, комплектовщиков и кладовщиков открыты всегда. Задача рекрутеров — обеспечивать постоянный поток кандидатов на эти позиции.

Работа вручную

До 2019 года процесс подбора и найма во многом строился на ручном труде. Рекрутеры изучали резюме на сайтах, согласовывали кандидатов с директорами магазинов и звонили соискателям. Масса времени уходила на рутинные операции. Кроме того, масштабировать привлечение новых сотрудников можно было только увеличением количества рекрутеров.

Стороннее решение

Затем в компании внедрили «коробочное» решение, но его функционал был недостаточно гибким. Кроме того, такие продукты создают зависимость от сторонних разработчиков,  а значит, приносят риски, связанные с уходом или отказом  в обслуживании, изменением условий или прекращением поддержки.

Задача, цель и метрика

Компания «Спортмастер» не первый год идёт по пути цифровой трансформации. Её важный аспект — автоматизация рутинных процессов, которая высвобождает ресурсы на задачи более высокого, стратегического уровня. В компании решили создать внутренний сервис, который оптимизирует процесс подбора и найма кандидатов на линейные позиции.

Ускорить процесс от добавления в систему до оформления

Исходя из опыта HR-отдела определили целевую метрику эффективности продукта: важно обрабатывать кандидата за 2-4 часа. Иначе его перехватит другой работодатель.

Ход работы

В июне 2021 года команда arcsinus приступила к разработке веб-сервиса «SM Подбор». Весной 2022-го была запущена первая версия продукта, а уже летом состоялся роллаут на все магазины сети.

В команду продукта со стороны arcsinus вошли 6 специалистов:

Бэкенд- и фронтенд-разработчики

Тестировщик

Аналитик

Дизайнер

Менеджер проекта

Процесс найма

Источники

Первая задача сервиса — аккумулировать данные о кандидатах. Соискатели попадают в систему из нескольких источников.

Приглашение

Большую часть кандидатов рекрутеры вносят самостоятельно — например, когда кандидат позвонил по телефону, рекрутер нашёл кандидатуру на работном сайте, или соискателя порекомендовали в разговоре. Рекрутер открывает в сервисе раздел «Приглашение» и вносит данные соискателя в специальную форму.

Лендинг для кандидатов

Существует специальная посадочная страница с анкетой — кандидат может попасть на неё по ссылке из соцсети, по QR-коду в магазине или из рекламного объявления. Анкета состоит из трёх разделов. Данные сохраняются уже после заполнения первого раздела с основными данными. Таким образом, даже если кандидат не заполнит анкету до конца,
рекрутеры смогут связаться с ним.

Быстрое приглашение

После установки веб-приложения «SM Подбор» в панели инструментов на компьютере пользователя появляется иконка сервиса. Просматривая резюме соискателя на hh.ru, кликом по этой иконке рекрутер вызывает форму. Поля формы автоматически заполняются данными из резюме, и кандидат попадает в базу.

Импорт из таблицы

В систему можно внести неограниченное количество новых кандидатов с помощью импорта из excel-документа, соответствующего шаблону. Шаблон документа можно скачать здесь же, в сервисе «SM Подбор».

Все кандидаты в одном разделе

Данные кандидатов аккумулируются в разделе «Отклики». Отклики кандидатов можно отфильтровывать по магазину, городу или вакансии. Профиль каждого кандидата обогащается по мере поступления данных.

Статусы

Дальнейшее движение кандидата по воронке происходит благодаря системе статусов. При смене статуса на почту соискателя приходит автоматическое оповещение. Каждая смена статуса записывается в профиле кандидата.

Создана анкета

После попадания в систему кандидат получает статус «Создана анкета». Затем кандидат, подходящий по базовым критериям, получает оповещение и ссылку на видеоинтервью.

Видеоинтервью

Кандидат отвечает на несколько вопросов в формате короткого видеоселфи. Это даёт возможность оценить навыки самопрезентации, прежде чем пригласить его на собеседование. Запись видеоинтервью сохраняется в профиле кандидата.

Пользователь с правами администратора может редактировать шаблон видеоинтервью — добавить вопросы и настроить отображение в той или иной вакансии.

Собеседование

По итогам видеоинтервью кандидата приглашают на очное собеседование и присваивают ему в системе соответствующий статус. В письме-оповещении указаны время и место собеседования, а также контакты рекрутера.

Внутренняя проверка

Если собеседование прошло успешно — кандидат получает ссылку на анкету внутренней проверки «Спортмастер». Поля анкеты с базовыми данными о кандидате уже заполнены, но доступны для редактирования.

Оформление

Когда внутренняя проверка успешно пройдена, кандидата приглашают на оформление. В письме, помимо времени и места, указан список необходимых документов. После оформления новый сотрудник получает статус «Оформлен».

Интеграции

«SM Подбор» интегрирован с внутренними и внешними сервисами

«Компас» отправляет оповещения о смене статуса на почту кандидата.

Веб-конструктор оповещений, в котором пользователь создаёт и редактирует шаблоны писем о смене статуса.

E-Staff поставляет в «SM Подбор» данные о магазинах и пользователях, а также часть откликов.

HH поставляет данные кандидатов для автозаполнения формы «Быстрого приглашения».

Видеосервис обрабатывает и хранит записи видеоинтервью.

Мессенджеры. Поскольку кандидата нужно обработать как можно быстрее, мессенджеры лучше почты.

Роли

В системе настроены роли менеджера по персоналу, сотрудника отдела кадров, директора магазина и администратора. В соответствии с ролями различаются права доступа и возможности.

Директор магазина

видит только отклики, которые назначены его магазину

Менеджер по персоналу

распределяет отклики по регионам и магазинам, а также создаёт типовые должности

Сотрудник отдела кадров

занимается только оформлением кандидата

Дедубликация

Когда в «SM Подбор» поступают данные нового кандидата, система проверяет их на наличие в имеющихся профилях. Например, если в системе уже есть профиль кандидата с такими же телефоном и электронной почтой, профили объединяются.

Результат

Сервис используют  в 500+ магазинах сети

Внедрение сервиса положительно отразилось на опыте соискателя. Благодаря своевременным оповещениям он всегда  в курсе статуса своей кандидатуры и не тратит ресурсы на лишние звонки. Компания отказалась от неэффективных источников привлечения кандидатов. Компания рассматривает возможность подключения к сервису других регионов присутствия — например, Казахстана и Беларуси.

на 10 %

увеличилась Конверсия из отклика в оформление

в 2 раза

сократилось Время на обработку кандидата

500-1000

анкет обрабатывает сервис Ежедневно

Александр Пауков

Старший менеджер по персоналу «Спортмастер»

Учитывая количество поступающих заявок, представить работу менеджеров без «SM Подбора» просто невозможно. Сервис взял на себя большую часть рутинных задач.

SM Логистика

Команда «Подбора» приступила к работе над «родственным» продуктом — «SM Логистика». Он будет помогать подбирать кандидатов на вакансии в логистические центры «Спортмастер».

Алина Ленточник

Начальник отдела по подбору  персонала «Спортмастер»

Мы много инвестируем в автоматизацию. Взамен получаем больше времени и сил на задачи, которые нельзя делегировать — например, общение с кандидатами. Такой баланс работы человека и инструментов позволяет вывести работу HR-отдела на новый уровень эффективности.